Czas pandemii był wielkim wyzwaniem dla całej branży real estate. Dla wszystkich uczestników rynku sytuacja była całkowicie nowa i niemożliwa do wcześniejszego przewidzenia. Wymagała ciągłego zarządzania kryzysowego i szybkiej adaptacji do zmian. Zarządzanie budynkami w tak zmiennych i nieznanych dotąd warunkach wymagało modyfikacji procedur i procesów. MVGM – europejski lider zarządzania nieruchomościami – wprowadza Nowy Standard, w którym zostały uwzględnione doświadczenia roku pandemii Covid-19 i który przygotuje branżę na podobne wydarzenia w przyszłości, zapewniając właścicielom i użytkownikom budynków bezpieczeństwo oraz ciągłość funkcjonowania.
Covid-19 jest już z nami półtora roku. Budynki – bez względu na ich funkcje – stały się miejscem bardzo gwałtownych zmian i adaptacji do nowych warunków, bo to właśnie w biurach, szpitalach, szkołach czy centrach handlowych wprowadzano najwięcej obostrzeń i nowych zasad bezpieczeństwa. Wiele z tych zmian zostało wdrożonych już na stałe. Zmienił się model i kultura pracy, inne są też potrzeby pracowników. Elastyczność to słowo klucz w nowych realiach zarządzania nieruchomościami. Dotyczy wszystkich uczestników rynku oraz ich relacji biznesowych – najemców, właścicieli, zarządców, a w nieruchomościach handlowych także klientów.

Pracownik w centrum uwagi

Trendy rynkowe pokazują, że zmieniły się pewne kluczowe aspekty użytkowania nieruchomości. Wynika to głównie z nowych standardów bezpieczeństwa oraz ze zmian w modelach pracy, w tym wprowadzenia modelu pracy hybrydowej na szeroką skalę.  

Jasno widzimy, że potrzeby pracowników w ostatnim roku zmieniły się diametralnie. Życie w biurach kształtuje się na nowo i ta sytuacja wymaga od najemców elastycznego podejścia ukierunkowanego na zapewnianie jak najbardziej optymalnych warunków pracy. Pracownicy z jednej strony tęsknią za bezpośrednimi relacjami, spotkaniami, zespołem. Z drugiej, chcą korzystać z zalet wynikających z pracy w domu. Docelowa „hybryda” będzie więc efektem wielu kompromisów i eksperymentów, w dużej części opartych na coraz większych potrzebach tworzenia wartości wspólnotowych wewnątrz firm,

mówi Łukasz Mazurczak, Dyrektor Zarządzający MVGM. Rolą zarządcy jest wsparcie w procesie zmian zarówno najemców, jak i właścicieli,  a także zadbanie o komfortowy i bezproblemowy powrót pracowników do biur. Bezpieczeństwo, troska o zdrowie i ogólny dobrostan pracowników stały się kwestią priorytetową.

Cały szereg działań podejmowanych w obszarze dbania o pracowników był już wcześniej uwzględniany w zakresie usług świadczonych przez MVGM. Byliśmy pionierem na rynku uruchamiając w 2015 roku autorski program Premium Asset Services. Teraz jeszcze aktywniej bierzemy udział w planowaniu i wdrażaniu takich rozwiązań. Większa jest też nasza orientacja na ekologię i zastosowanie zielonych technologii. Doradzamy naszym klientom w zakresie działań poprawiających dobrostan i komfort pracowników. Skupiamy się na odczuciach użytkownika i dążymy do tego, by kojarzył miejsce pracy z przyjaznym otoczeniem, które wspomaga work-life balance, redukuje stres, a nawet pozwala rozwijać pasje, zarówno poprzez infrastrukturę, jak i różnorodne warsztaty, szkolenia czy zajęcia sportowe. Tworzymy strefy relaksu oraz zielone przestrzenie zewnętrzne, które pozwalają na swobodne rozmowy z kolegami z pracy oraz na spotkania biznesowe i te mniej formalne,

wyjaśnia Łukasz Mazurczak, Dyrektor Zarządzający MVGM.

Nowy Standard Zarządzania

Pandemia przyśpieszyła transformację rynku nieruchomości komercyjnych. Ten proces cały czas ewoluuje, a otoczenie i przepisy prawne stawiają coraz to nowe wymagania. MVGM projektuje usługi zarządzania nieruchomościami z uwzględnieniem zachodzących zmian i otwartością na potrzeby klientów.

W MVGM mamy wypracowany standard „nowego zarządzania”. Wiemy, jak zarządzać obiektami w realiach pracy hybrydowej i powtarzających się lockdownów oraz zmian w regulacjach życia społecznego związanych np.: z dystansem społecznym. Nasi klienci mają w ten sposób zapewnioną ciągłość, przewidywalność i bezpieczeństwo,

wyjaśnia Agnieszka Nowak, Dyrektor Zarządzający MVGM. Nowy Standard Zarządzania opiera się na trzech głównych filarach: dobrostanie i bezpieczeństwie użytkowników, technologii oraz nowej roli property managerów w bieżącym zarządzaniu nie tylko nieruchomością, ale również relacjami z najemcami i właścicielami.
Integracja klasycznych procesów z technologiami to niezwykle przyszłościowy kierunek i jeden z tych obszarów, który MVGM mocno rozwija. Rozwiązania PropTech nie tylko usprawniają pewne procesy, ale też pozwalają zbierać dane dotyczące użytkowania budynku, a te są w dzisiejszych czasach cenniejsze niż kiedykolwiek. Pełnią też kluczowe funkcje w efektywnym zarządzaniu systemami i ich synergią, od klimatyzacji, ogrzewania, po zarządzanie miejscami parkingowymi.

W biurowcach od kilku lat obserwujemy coraz większe wykorzystanie technologii, które teraz, w dobie pandemii, w głównej mierze skoncentrowane są na zwiększaniu bezpieczeństwa użytkowników. Mam tu na myśli nowoczesne systemy dostępu, które są szybkie, proste, bezdotykowe i zapewniające, m.in. bezkontaktowe wejście przy użyciu aplikacji mobilnej czy poprzez wirtualną recepcję. W zarządzaniu obiektami biurowymi coraz częściej wykorzystywana jest sztuczna inteligencja, która wspomaga pracę ochrony, serwisu technicznego czy sprzątającego. Ciekawym rozwiązaniem są również zaawansowane systemy monitoringu, które mogą analizować zachowania użytkowników i przewidywać możliwość wystąpienia różnych zagrożeń,

mówi Bartosz Dobrowolski, współzałożyciel PropTech Foundation.

Property Manager w nowej roli

Ciekawym zjawiskiem jakie obserwujemy w obecnej rzeczywistości jest transformacja funkcji Property Managera. Ewoluuje ona w kierunku Community Managera, który do tej pory występował w coworkingach i biurach elastycznych. Większego znaczenia nabiera relacyjne podejście i integrowanie społeczności najemców. Wpływa to na jakość komunikacji, lepszy przepływ informacji, otrzymywanie feedbacków, a ostatecznie również na powodzenie realizacji zadań zarządców,

zauważa Łukasz Mazurczak, Dyrektor Zarządzający MVGM. W MVGM środek ciężkości z działań czysto operacyjnych, analitycznych czy assetowych przenoszony jest w kierunku relacji z najemcami. To ważne, by być bliżej ludzi, nawiązywać i budować dobre relacje, np. dzięki spontanicznym spotkaniom i rozmowom z najemcami. Ten rodzaj relacji dobrze działa w centrach handlowych. Pozwala szybciej poznać opinię najemców na temat działań zarządcy, reagować w sytuacjach problemowych, umacniać działania, które są dobre – dodaje Łukasz Mazurczak.

Zarządca biurowy będzie mierzył się też z obsługą wielu rozproszonych, niewielkich metrażowo biur pełniących rolę tzw. hub-ów dla dużych organizacji w miejscach oddalonych od głównych centrów biznesowych np. na warszawskiej Pradze, Białołęce czy Miasteczku Wilanów – zgodnie z regułą „praca 20 minut od domu”,

komentuje Łukasz Mazurczak. W przypadku małych powierzchni biurowych, Property Manager będzie również odpowiedzialny za świadczenie usług dodatkowych bezpośrednio dla najemców. Jak dotąd duzi najemcy mieli w swoich strukturach komórki odpowiedzialne za ten obszar, ale skoro mówimy o tendencji do zmniejszania powierzchni najmu, obowiązki te przejmie właściciel oraz zarządca w imieniu właściciela – zwiększy się więc zakres naszych obowiązków i odpowiedzialności – zauważa Łukasz Mazurczak.

Wyzwania w branży retail

Duże wyzwania czekają na zarządców także w obszarze nieruchomości handlowych. Niezwykle istotne pozostaje  dbanie o bezpieczeństwo klientów. Centra handlowe od początku trwania pandemii działają w ścisłym reżimie sanitarnym. Konsekwentnie wdrażają wszystkie zalecenia rządowe, a także wprowadzają własne regulacje w zakresie bezpieczeństwa. Klienci to doceniają i coraz odważniej wracają do zwyczajów zakupowych sprzed pandemii, co napawa optymizmem zarówno najemców, jak i właścicieli centrów handlowych. Rolą zarządcy jest permanentne czuwanie nad przestrzeganiem zasad sanitarnych przez odwiedzających, a jasna i przejrzysta komunikacja wspierana przez coraz bardziej „inteligentne” technologie i urządzenia jest kluczowa w drodze do sukcesu.

Zmiany czekają nas również w obszarze marketingu. Niezmiennie kwestią priorytetową pozostaje zapewnienie jak największej frekwencji w sklepach, punktach usługowych i gastronomicznych. Na pewien czas w zapomnienie odchodzi klasyczny event marketing generujący wysoki footfall w  jeden konkretny dzień. Tak więc, do osiągnięcia określonego pułapu odwiedzin, trzeba będzie dochodzić zupełnie innymi metodami. Ważną role w tym procesie odegrają akcje, które z jednej strony stymulują footfall, a z drugiej pozwalają na przestrzeganie zasad bezpieczeństwa. Przykładem jest atrakcyjna oferta akcji pro-sprzedażowych, która realnie wypływa także na wartość koszyka zakupowego,

zauważa Agnieszka Nowak. Jednak kwestia frekwencji to aktualnie nie największa bolączka. Trudna sytuacja w jakiej znaleźli się właściciele nieruchomości i zarządcy związana jest m.in. z wprowadzanymi nowymi regulacjami prawnymi.

Wpływają one na działalność całego obszaru real estate. Zgodnie z ubiegłoroczną ustawą antycovidową, najemców zwolniono z obowiązku uiszczania czynszów i opłat eksploatacyjnych w czasie lockdownów. Przy czym dla galerii handlowych, które muszą ponosić koszty stałe, regulować zobowiązania publiczno-prawne oraz spłacać kredyty, nie przewidziano żadnego wsparcia w ramach tarcz,

dodaje Agnieszka Nowak. W podpisanej pod koniec czerwca br. przez prezydenta nowelizacji ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19 zmieniono regulacje pomiędzy wynajmującymi i najemcami w obiektach handlowych o powierzchni sprzedaży powyżej 2000 mkw. Nowe przepisy wprowadzają ustawową obniżkę czynszu w sytuacji ponownego zamknięcia – o 80 proc. w okresie trwania lockdownu i o 50 proc. przez trzy miesiące następujące po odwołaniu ograniczeń. To dla właścicieli i zarządców centrów handlowych bardzo trudny temat, bo nosi znamiona selektywności, dyskryminacji i nierównego traktowania przedsiębiorstw. Ustawodawca nie zadbał bowiem o przygotowanie rozwiązań wspierających funkcjonowanie właścicieli.

Wychodząc naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom właścicieli, a także szukając rozwiązań, które realnie wpłynęłyby na obniżenie kosztów właścicieli nieruchomości, rekomendujemy wprowadzenie nowych narzędzi, takich jak przygotowany przez MVGM Optimus Buy. Program ten, dzięki działalności MVGM prowadzonej w 10 europejskich krajach, pozwala na budowanie znaczących wolumenów zakupowych, efektywne negocjacje z dużymi dostawcami usług, a w efekcie optymalizację kosztów operacyjnych, np. serwisów wind, agregatów ziębniczych, czy innych urządzeń,

wyjaśnia Agnieszka Nowak. Pandemia przyśpieszyła wiele zmian w branży real estate. Postawiła przed właścicielami i zarządcami nieruchomości wyzwania, które wymagały szybkiej adaptacji. Powstało sporo nowych procesów. W zarządzaniu zmieniło się dużo, pojawiły się nowe funkcje, odpowiadające sytuacji w jakiej znaleźli się klienci, które są  bardziej niż dotychczas zorientowane na potrzeby otoczenia, a także kreowanie społeczności.